1. E-Dönüşüm İçin Gerekli Adımlar #

a. Başvuru ve Kayıt

• Mükellefiyet Kontrolü: İlk olarak, işletmenizin e-Dönüşüm mükellefi olup olmadığını kontrol edin. E-Fatura ve E-Arşiv sistemlerine dahil olmak için belirli kriterleri karşılamanız gerekmektedir.
• Başvuru: GİB’in resmi web sitesinden veya bağlı bulunduğunuz vergi dairesinden e-Dönüşüm sistemine başvuru yapın.
• Mali Mühür Temini: E-Fatura ve diğer elektronik belgeler için bir mali mühüre sahip olmanız gerekmektedir. Bu mühür, TÜBİTAK’tan temin edilebilir.

b. Özel Entegratör Seçimi

• Entegratör Firmalar: E-Fatura ve diğer e-belge hizmetleri için bir özel entegratör firma ile anlaşın. Bu firmalar, elektronik belgelerin oluşturulması, gönderilmesi ve alınması süreçlerinde size destek sağlar.
• Sistem Kurulumu: Entegratör firmanız, gerekli yazılım ve sistem entegrasyonlarını gerçekleştirecektir. Bu süreçte, firmanızın mevcut muhasebe yazılımı ile entegrasyon sağlanır.

2. E-Fatura Kullanımı #

a. Fatura Oluşturma ve Gönderme

• Fatura Bilgileri: Müşterinize ait fatura bilgilerini sisteminize girin. Bu bilgiler; müşteri adı, adresi, vergi numarası, ürün/hizmet detayları ve tutarları içermelidir.
• Elektronik İmza: Oluşturulan faturayı, mali mühür veya elektronik imzanız ile imzalayın.
• Gönderim: Faturayı, entegratör firmanızın sistemine yükleyin ve GİB’e gönderin. GİB, faturayı alıcıya iletecektir.

b. Fatura Alma ve Saklama

• Gelen Kutusu: E-Fatura sisteminde size gelen faturaları kontrol edin. Bu faturalar otomatik olarak sisteminize düşer.
• Saklama: E-Faturalarınızı yasal saklama süresi boyunca elektronik ortamda saklayın. Entegratör firmanız bu hizmeti sunabilir.

3. E-Arşiv Kullanımı #

a. Arşiv Faturası Oluşturma

• Fatura Detayları: E-Arşiv faturaları, kağıt faturalarla aynı bilgileri içermelidir. Bu faturalar, elektronik ortamda oluşturulur ve saklanır.
• Gönderim: Müşterinize e-posta veya elektronik ortamda e-Arşiv faturasını gönderin. Ayrıca, belirli bir sayının üzerinde fatura kesiyorsanız, bu faturaları GİB’e raporlayın.

b. Arşivleme ve Erişim

• Elektronik Saklama: E-Arşiv faturalarınızı yasal saklama süresi boyunca elektronik ortamda saklayın. Bu faturalar, gerektiğinde hızlı bir şekilde erişilebilir olmalıdır.
• GİB Raporlama: Belirli aralıklarla GİB’e arşiv faturalarınızı raporlayın. Bu süreç, entegratör firmanız tarafından otomatik olarak gerçekleştirilebilir.

4. E-İrsaliye Kullanımı #

a. İrsaliye Oluşturma ve Gönderme

• İrsaliye Bilgileri: Mal sevkiyatı öncesinde, elektronik irsaliye oluşturun. İrsaliye; malın cinsi, miktarı, gönderici ve alıcı bilgilerini içermelidir.
• Gönderim: Elektronik irsaliyeyi GİB’e gönderin ve alıcıya iletin.

b. İrsaliye Takibi ve Saklama

• Takip: Elektronik irsaliyelerinizi sistem üzerinden takip edin. Sevkiyat süreçlerini bu irsaliyeler üzerinden izleyin.
• Saklama: Elektronik irsaliyelerinizi yasal saklama süresi boyunca saklayın. Entegratör firmanız bu hizmeti sağlayabilir.

5. Sipariş Yönetimi #

a. Platform Entegrasyonu

• Çoklu Platform Yönetimi: Trendyol, N11 ve Hepsiburada gibi çeşitli platformlardan gelen siparişlerinizi tek bir sistem üzerinden yönetin.
• Otomatik Fatura Oluşturma: Siparişlerinizin faturasını otomatik olarak oluşturun ve müşterilerinize iletin.

b. Stok ve Sevkiyat Yönetimi

• Stok Takibi: Farklı platformlardan gelen siparişlerle stoklarınızı eşleştirin ve güncel tutun.
• Sevkiyat İzleme: Siparişlerin sevkiyat süreçlerini elektronik irsaliye sistemi üzerinden takip edin.